Llega fin de mes, abres el PDF de la nómina y ves una tabla llena de siglas, porcentajes y cifras que no cuadran con lo que esperabas. Te pasa a ti y le pasa a casi todo el mundo. La nómina es el documento más importante de tu relación laboral y, curiosamente, uno de los que menos gente sabe leer. Vamos a desmontarla pieza por pieza, sin jerga innecesaria.
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Qué es la nómina y qué debe incluir
La nómina, o recibo individual de salarios, es el justificante mensual de lo que la empresa te paga y de lo que descuenta por cotizaciones e impuestos. La empresa está obligada a entregártela, ya sea en papel o en formato electrónico, y tú tienes derecho a guardarla. Sirve para pedir un préstamo, alquilar un piso, tramitar una ayuda o demostrar tus ingresos ante un juzgado.
Su estructura es casi siempre la misma, aunque cada gestoría la maquete a su manera: una cabecera con los datos de empresa y trabajador, un bloque de devengos, otro de deducciones y, abajo, el líquido a percibir. Si entiendes esas cuatro zonas, entiendes cualquier nómina.
Un ejemplo sencillo. Marta trabaja como administrativa en una empresa de Valencia y cobra 1.600 euros brutos al mes en 14 pagas. Cuando le ingresan 1.390 euros en la cuenta, piensa que le han «quitado» 210. Pero esos 210 euros no son una pérdida: una parte son sus cotizaciones a la Seguridad Social, que le dan derecho a paro, baja médica y jubilación, y otra es la retención a cuenta del IRPF. Lo que importa es saber qué es cada cosa.
Cabecera: los datos que conviene revisar
Mucha gente salta directamente a la cifra final y no mira la parte de arriba. Error. Ahí está lo que puede costarte dinero a largo plazo.
Comprueba el nombre y el NIF de la empresa, tu número de afiliación a la Seguridad Social, tu categoría o grupo profesional, la antigüedad y el periodo de liquidación (normalmente el mes natural, del 1 al 30 o 31). Un dato mal anotado en la categoría, por ejemplo, puede significar que te están pagando un salario de convenio inferior al que te corresponde.
También aparece el tipo de contrato y, en ocasiones, el convenio colectivo aplicable. Lo que pocos saben es que ese convenio manda mucho: fija pluses, número de pagas, tablas salariales y hasta horas de trabajo anuales. Si no sabes cuál te aplican, pregúntalo a recursos humanos; es una pregunta perfectamente normal.
Devengos: lo que ganas
Los devengos son todo lo que la empresa te debe por el trabajo realizado en ese periodo. Se dividen en dos grandes grupos.
Percepciones salariales. Incluyen el salario base, los complementos (antigüedad, nocturnidad, peligrosidad, idiomas, responsabilidad), las horas extra y las pagas extraordinarias. Todas cotizan a la Seguridad Social y tributan en el IRPF.
Percepciones no salariales. Son indemnizaciones o suplidos: dietas por desplazamiento, plus de transporte dentro de ciertos límites, indemnizaciones por traslado. Aquí hay matices fiscales y de cotización, y conviene que estén bien separadas de las salariales.
Un detalle que despista bastante: las pagas extra. En muchos contratos se cobran en junio y diciembre, pero también pueden estar prorrateadas, es decir, repartidas en las doce mensualidades. Si tu nómina parece «más alta» de lo esperado, mira si ya llevas la parte proporcional de las extras incluida. Es la causa de confusión número uno entre quien cambia de empresa y compara cifras.
Con una nómina de 1.600 euros brutos en 14 pagas, el bruto anual es de 22.400 euros. Si la empresa prorratea, cobrarás cada mes unos 1.866 euros brutos, aunque el total anual sea idéntico. Cambia el reparto, no el dinero.
Deducciones: lo que te descuentan
Aquí viene la parte que más preguntas genera. Las deducciones se restan del total devengado y son de dos tipos: cotizaciones a la Seguridad Social e IRPF.
Cotizaciones del trabajador. En un contrato indefinido, los porcentajes habituales que se aplican sobre la base de cotización son los siguientes: contingencias comunes, un 4,70 %; desempleo, un 1,55 %; formación profesional, un 0,10 %; y el Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI), que para 2026 ronda el 0,15 % a cargo del trabajador. En contratos temporales, el porcentaje de desempleo sube al 1,60 %. Si en tu nómina ves cifras distintas, revisa el tipo de contrato y consulta la normativa vigente de la Seguridad Social.
Retención de IRPF. No es un impuesto aparte que te cobra la empresa: es un anticipo que la empresa ingresa a Hacienda en tu nombre. El porcentaje depende de tu salario anual previsto, tu situación familiar (hijos, cónyuge, discapacidad) y el tipo de contrato. Por eso dos compañeros con el mismo sueldo pueden tener retenciones distintas.
Si tu situación familiar cambia (te casas, tienes un hijo, asumes el cuidado de un familiar), comunícalo a la empresa mediante el modelo 145 para que ajuste la retención. Si no lo haces, no pasa nada grave: lo regularizarás en la declaración de la renta. Eso sí, puede darte un susto agradable o desagradable en primavera.
También pueden aparecer otras deducciones: anticipos de nómina, embargos judiciales, cuotas sindicales, seguros médicos de empresa o retribución en especie. Cada una debe tener su concepto y su importe claramente identificados.
Bases de cotización y aportación de la empresa
Al pie de la nómina suele haber un cuadro con las bases de cotización. Es lo que usa la Seguridad Social para calcular tus prestaciones futuras, así que merece la pena echarle un ojo.
La base de contingencias comunes incluye el salario mensual más la parte proporcional de las pagas extra. La base de contingencias profesionales (accidentes de trabajo y enfermedades profesionales) también suma las horas extra. Y hay una base sujeta a IRPF, que es la que sirve para calcular la retención.
Además, ahí aparece la aportación de la empresa, que es un coste para ella y no sale de tu bolsillo. Ronda el 30 % adicional sobre tu base en total, de modo que contratar a alguien que cobra 1.600 euros brutos le cuesta a la empresa bastante más de lo que figura como bruto en tu nómina. La verdad es que ver ese dato ayuda a entender por qué cuesta tanto subir sueldos.
¿Por qué importa la base? Porque la prestación por desempleo, la baja por incapacidad temporal y la futura pensión se calculan a partir de ella. Si la empresa cotiza por menos de lo que cobras realmente, estás perdiendo derechos aunque no lo notes hoy.
Errores frecuentes y cómo reclamarlos
Las equivocaciones en nómina son más habituales de lo que parece. Casi siempre son involuntarias, pero conviene detectarlas pronto. Estas son las más comunes:
- Categoría profesional incorrecta, con un salario base inferior al del convenio.
- Horas extra trabajadas que no aparecen reflejadas ni compensadas.
- Pagas extra mal calculadas o prorrateadas sin que lo hayas acordado.
- Antigüedad sin actualizar tras cumplir trienios o quinquenios.
- Retención de IRPF que no refleja tu situación familiar real.
Si encuentras un error, lo más práctico es empezar por lo informal: escribe a recursos humanos o a la gestoría con la nómina y señala el concepto concreto. Muchas veces se corrige el mes siguiente con una regularización. Si no hay respuesta, puedes presentar una papeleta de conciliación en el servicio de mediación de tu comunidad o una denuncia ante la Inspección de Trabajo.
Un plazo que conviene tener en mente: las reclamaciones de salarios prescriben al año desde que debieron cobrarse, según el Estatuto de los Trabajadores. Es decir, no puedes dejar pasar años pensando que ya lo arreglarás. Guarda todas tus nóminas, aunque la empresa te las dé online, porque si la plataforma desaparece, tus pruebas también.
En la práctica, una revisión de cinco minutos al mes basta para evitar casi todos los problemas: comparar el bruto con el convenio, mirar el porcentaje de IRPF y verificar que el líquido coincide con lo ingresado en tu cuenta.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debo guardar mis nóminas?
Lo recomendable es conservarlas al menos cuatro años, que es el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias, y mucho más si se acerca tu jubilación o has tenido discrepancias con la empresa.
¿Puede la empresa negarse a darme la nómina?
No. Entregar el recibo de salarios es una obligación legal. Si no lo hace, puedes reclamarlo por escrito y, si persiste, acudir a la Inspección de Trabajo.
¿Por qué mi nómina varía de un mes a otro?
Lo normal es que cambien las horas extra, los pluses variables, los días de baja o la regularización del IRPF. También hay meses con paga extra, donde la retención de IRPF suele ser mayor.
